Thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu bạn chủ quan chỉ xem qua những hình ảnh trên Internet rồi đưa vào bản thiết kế chương trình thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi điều kiện thực tế sẽ khác xa so với hình ảnh trên web.

Vậy nên, để có một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo, cùng tham khảo 6 yếu tố sau.

1. Khảo sát trực tiếp nơi thuê địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời

Không có gì chính xác bằng “tai nghe, mắt thấy”. Khi xuống thực địa, bạn sẽ biết được đâu là điểm mạnh, đâu là khuyết điểm cần che đi của địa điểm.

Thêm vào đó, việc đi thực tế còn giúp bạn định hình trước được những khó khăn gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Bạn cần lưu ý khi tới thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

• Địa điểm có phù hợp với style tổng của chương trình hay không? Bạn nên tìm nơi có không gian rộng rãi, phù hợp với lượng khách mời, thêm vào đó thiết kế độc đáo và làm nổi bật được nội dung chủ đạo của buổi tổ chức sự kiện ngoài trời.
• Mặt bằng như thế nào, mặt sân cỏ hay gạch?
• Giao thông tại đây có thuận lợi hay không? Có thường xuyên bị tắc đường không?
• Có gần công trường đang thi công sản xuất hay không? Bởi lẽ nếu gần sẽ gây ồn ào, bụi bặm làm giảm chất lượng âm thanh và gây mất thiện cảm cho quý khách mời tham dự.
• Nếu khách mời vào có cần mang theo giấy tờ tùy thân không? Diện tích cầu thang, hành lang rộng, hẹp như thế nào?
• Bãi đỗ xe có thuận tiện cho khách mời hay không?
• Vệ sinh cần sạch sẽ, đảm bảo thoải mái cho khách mời.
• Tìm hiểu về cơ sở vật chất có sẵn như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, phông rạp, nguồn điện, đồ vật trang trí…
• Những dịch vụ nào phải thuê và những dịch vụ nào được đi kèm miễn phí.
• Nếu mang đồ ăn, uống đi theo có cần phải trả thêm phí hay không?
• Thực đơn, các loại món ăn phụ vụ chất lượng và chi phí như thế nào?
• Có phòng ăn riêng hay không?
• Phòng bếp có đảm bảo an toàn vệ sinh hay không?

2. Giấy phép cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện TP HCM

Dù là sự kiện nhỏ hay lớn bạn cũng nên lưu ý việc xin giấy phép để buổi tổ chức sự kiện ngoài trời được diễn ra thuận lợi.

Một số đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lo chu toàn cho bạn phần này, việc của bạn là chỉ cần lên kế hoạch và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng chương trình đã đề ra.

3. Đảm bảo tính an ninh

Vì địa điểm tổ chức sự kiện ở ngoài trời nên an ninh luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu để tránh trường hợp mất hoặc lưu lạc đồ đạc, tài sản của khách mời cũng như chính đơn vị tổ chức.

Bạn có thể lựa chọn phương án phát vé mời và soát vé để hạn chế tối đa người lạ. Thêm vào đó cũng cần quan tâm tới an ninh ở nơi cất giữ phương tiện đi lại phòng trường hợp có sự cố xảy ra ngoài ý muốn.

4. Quan tâm tới điều kiện thời tiết

Không giống như địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, với những sự kiện ngoài trời thời tiết cũng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bạn luôn cần có phương án dự trù nếu thời tiết xấu như quá nắng nóng hoặc mưa thất thường.

Tốt nhất bạn nên xem dự báo thời tiết trước. Ngoài ra nếu mùa mưa, lạnh thì nên cân nhắc để chọn phương án khác thay vì thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.

5. Các điều khoản đặt cọc, thanh toán và giá thuê địa điểm tổchức sự kiện

Khi bắt đầu khảo sát về địa điểm thuê, bạn cũng cần lưu ý tới các vấn đề liên quan tới đặt cọc và thanh toán như: số tiền đặt cọc, thời gian đặt cọc, bồi thường nếu hủy đặt cọc, thanh toán sau sự kiện…

Bạn cần yêu cầu có hợp đồng hoặc biên bản đi kèm để đảm bảo tính xác thực và uy tín.

6. Thời gian bắt đầu setup sự kiện

Thông thường ở những địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ cho phép bạn bắt đầu dựng phông rạp, treo bandrol, trang trí…từ nửa ngày tới 1 ngày trước khi sự kiện chính bắt đầu.

Tuy nhiên, nếu trước đó có một event tổ chức trước thì sẽ làm cho thời gian này eo hẹp lại. Bạn cần hỏi chi tiết chủ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời về thời gian cũng như chi phí setup cho sự kiện của mình.

Để thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời như mong đợi sẽ bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Nhưng hãy luôn lưu ý 6 điều trên để có được một chương trình thuận lợi và thành công như mong đợi.

Công ty TNHH cung cấp thiết bị sự kiện Bảo Long với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành cơ khí và cung cấp thiết bị sự kiện. Chúng tôi luôn sản xuất và tạo ra các khung sắt nhà bạt – nhà lều đạt chất lượng và mới. Bảo Long chúng tôi sản xuất, bán và cho thuê thiết bị sự kiện (sản xuất dù che, nhà bạt, nhà lều, tổ chức sự kiện ngoài trời).

Sản xuất nhà bạt không gian, nhà lều tổ chức sự kiện giá rẻ là dịch vụ được ưa chuộng và tin dùng trong các chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời như lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương,... Phần lớn các chương trình sự kiện này luôn cần một kế hoạch hoản hảo và tối ưu, trọn vẹn để tổ chức ra một không gian, một môi trường để khách tham dự sự kiện đến và chứng kiến các nghi lễ nghiêm trang của chương trình sự kiện sắp tổ chức, quan trọng hơn cả đó là tránh được cái thời tiết nắng nóng gay gắt buổi trưa hè và cơn mưa bất chợt trong dịp tháng 7 này

Để là đơn vị tốt nhất cho sự lựa chọn của quý khách hàng, Bảo Long chúng tôi luôn có những chiến lược giá cả phù hợp và rẻ hơn so với thị trường trong dịch vụ sản xuất, bán & cho thuê nhà bạt giá rẻ, sản xuất nhà bạt không gian, sản xuất nhà lều không gian giá rẻ nhất tại tphcm cho các doanh nghiệp.  Với dịch vụ sản xuất và cho thuê nhà bạt, nhà lều giá rẻ tại công ty TNHH cung cấp thiết bị sự kiện Bảo Long, quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm để chuẩn bị tốt các kế hoạch và dự định tiếp theo của mình trong toàn bộ chương trình sự kiện.